Det er ikke så længe siden, man fandt ud af, at IT regnskabs software kan være løsningen på problemet med en for stor og stigende udgift ift. at hyre og holde styr på et hold af regnskabsmedarbejdere og bogførere. Når alt kommer til alt, kan IT-systemer automatisk behandle alle posteringer i regnskabet, holde styr på debit og kredit samt afstemme bogføringen sidst på året.
Derfor var der mange virksomheder som logisk nok gjorde brug af denne nye form for automatisering og dermed minimerede udgifterne til det manuelle regnskabs arbejde, hvor man i stedet havde mulighed for at hyre billigere, ikke-uddannede “bogholdere” som blot havde til opgave at taste data ind.
Manuel bogføring og regnskab har altid inkluderet den månedlige afstemning, hvor man omhyggeligt skal få alle tal til at stemme overens og sikre at debit og kredit passer. Nu er dette fortid, og ERP software automatiserer nu denne proces.
Bogførings ERP software har råbalance som en indbygget rapport, og de fleste af disse typer software gør det ikke muligt at registrere en indtægt før debit og kredit matcher, og der er styr på balancen - dette for at sikre korrektheden af regnskabet.
Alle regnskabssystemer er selvfølgelig ikke ens, og selvom det er et digitalt regnskabs software, kan der stadig opstå problemer med afstemningen af konti - selvom risikoen er minimeret sammenlignet med manuel bogføring. Derfor kan det være en fordel både at sætte sig ind i begrænsningerne og muligheder ved de forskellige regnskabssystemer på markedet.
Bogførings software gennem tiden
Tilbage i tiden i 1980’erne da brugen af computer stadig var en sjældenhed i de fleste mindre virksomheder, var det kotume at uddannede bogførere holdte styr på regnskabet i små notesbøger, hvor de lavede den månedlige afstemning. Selv hvor man havde software tilgængelig var der fortsat en høj disciplin med øje for detaljerne, da fejl i regnskabet helst skulle opfanges med det samme for at få det hele til at stemme.
Der opstod en ny trend i slutningen af 90’erne og i løbet af 00’erne. Mange virksomheder brugte store pengebeløb på regnskabssystemer og ansatte folk med gode taste-evner i stedet for de lidt dyrere bogholdere. Disse nye medarbejdere havde ofte ikke fuld forståelse for de nødvendige aspekter af bogføring, og data blev til tider tastet ind uden hensyn til korrektheden ift. afstemningen af hovedbogen. Kan du forestille dig det endelige resultat? Ja, det var dårlig bogføring af data og i sidste ende ekstra manuelt arbejde.
I dag har mange mindre virksomheder ikke økonomi- eller regnskabsmedarbejdere og afhænger i stedet af revisor samarbejde ved regnskabsårets afslutning. Dette gør det dog sværere at opfange og at rette op på mulige fejl i løbet af året, hvilket kan føre til et større bøvl med regnskabet og afstemning for at finde frem til fejl. Dette er spild af tid og penge som går fra din forretning.
Store økonomiske udgifter til bogføringen og mulige juridiske eller skatte poblemer kan være nogle af konsekvenserne ved dette. Men selvom du måske gør brug af regnskabs software til hverdag, kan du stadig få problemer med bogføringen, hvis du ikke bruger det rette system til din virksomhed, da det ikke er alle regnskabssystemer der muliggør de samme afstemninger og funktioner. Wedoios Uniconta løsninger tilbyder mange fordele hvoraf en af de vigtigste er brugervenligheden og at systemet kræver minimal træning og viden for medarbejderne.
ERP Software til bogføring
Den rette fremgang vil være både at finde det rette regnskabssystem til din virksomhed kombineret med ansættelsen af medarbejdere som forstår, hvordan bogføringsprocesserne fungerer. ERP software til bogføring giver både bogføringen og økonomien større funktionalitet og også ift. lagerstyring, kontaktledelse, ordrebehandling og indkøb samt overblik over varehuse mv..
Lad os sige at du har en produktionsafdeling i din virksomhed, og at I bruger Excel til at registrere data. I tilfælde af at nogen indtaster forkerte data, vil dette ikke blive opfanget eller rettet til efterfølgende, hvis ikke man har det rigtige system. Det betyder, at bogføringsfejl kan stå ubemærket til i flere måneder. Hvis du derimod gør brug af ERP software som Wedoios Uniconta løsning vil softwaren automatisk sørge for at opfange fejlagtige data indtastninger og tjekke alle data fra tredjeparter. Herudover kan softwaren give dig besked om ukorrekt data. ERP softwaret vil blokere for data indtastninger indtil alle konti er korrekt afstemt.
Det er vigtigt at huske på, at selvom ERP software til bogføring er den mest optimale løsning og letter bogføringen, er det stadig nødvendigt at have medarbejdere som forstår sig på bogføringsarbejde. På den måde sikrer du dig, at regnskabssystemet anvendes korrekt, og at du får fuldt udbytte af automatiseringsløsningen.
Du er altid velkommen til at kontakte Wedoio for at høre mere om Uniconta løsningen eller at booke et uforpligtende møde med en af vores specialister for at få den nødvendige information. Du kan kontakte os lige her.
