Skip to content
Virksomhedens økonomisystem: Hvorfor evaluere det?

Virksomhedens økonomisystem: Hvorfor evaluere det?

Formålet med et velopbygget økonomisystem til en virksomhed er at bidrage til at opnå en høj profit og samtidig holde det systematisk, forudsigeligt og med et minimalt risikoniveau. Dette opnås gennem korrekt digitaliserede og beregnede mål, en udviklet strategisk økonomisk model, regulær finansiel planlægning og synkronisering af virksomhedsområderne.

Når de økonomiske processer er opsat korrekt, reducerer det risikoen for afvigelser og misbrug, og almindelig finansiel og ikke-finansiel indberetning viser den nuværende og den potentielt mulige tilstand af din virksomhed tilstrækkeligt. Som et resultat heraf fungerer alt harmonisk, og alle enheder i virksomheden bevæger sig i samme retning.

I dag har vi samlet 5 kriterier som kan hjælpe dig med at evaluere den nuværende tilstand af din forretning. Du kan tjekke dem punkt for punkt, og hvis du kan svare “ja” til mindst en af disse, så er det en god undskyldning for at se nærmere på det økonomiske system i din virksomhed.

Lad os komme i gang!

 

Kriterie nr. 1: Du er utilfreds med overskuddet og indkomsten fra din virksomhed.

Omsætningen og profitten vokser, men alligevel forbliver din indkomst den samme som ved opstart af virksomheden. Ofte ved iværksættere slet ikke, hvor meget de egentlig tjener.

Et andet scenarie kan være, hvis ejeren simpelthen afsætter for lidt til sig selv, lader det hele gå til virksomheden og dermed glemmer sig selv. I dette tilfælde er udbyttet og ejerens løn måske ikke adskilt, og virksomheden bruger derfor af ejerens indkomst uden beregning. At indtroducere et økonomisystem i sådanne tilfælde vil hjælpe med at øge ejerens reelle indkomst og regelmæssigheden heraf.

 

Hvad kan du gøre?

Beregn om din virksomhed er profitabel eller ikke-profitabel. Dette vil bogstaveligt talt kun tage omkring 5 minutter at finde ud af. Tag nettoprofitten af virksomheden (for eksempel for et år) og træk dette beløb fra de lønudbetalinger og bonusser, som du normalt ikke betaler dig selv for at udføre bestemte opgaver og funktioner.

Hvilken rolle har du i virksomheden udover at være ejeren: direktør, handels- eller markedsføringschef, udviklingsleder, teknologileder eller måske marketingsspecialist? Hvad ellers? Udbetaler du profit til dig selv som ejer og bonusser som f.eks. salgsperson?

Overvej dette helt ærligt for at få en idé om, om din virksomhed er profitabel. Hvis der ikke er nogen profit tilovers, er din virksomhed enkelt set jo ikke en virksomhed - den er blot din selvstændige beskæftigelse. Og i det øjeblik hvor du beslutter at bevæge dig væk fra det nuværende system, selv hvis det blot er delvist, vil du være nødt til at betale ekstra for din egen funktionalitet. Har du midlerne til dette? At indse den oprigtige profit af en forretning er det første skridt mod at opbygge et økonomisystem som varetager dine opgaver. 



Kriterie nr. 2: Du har ikke et billede af, hvad der foregår

Du er ikke helt sikker på, hvor meget du tjener, hvilke produkter eller servicer der er profitable for dig, og hvilke der ikke er. Du er ikke helt sikker på, hvad der sker i hver af virksomhedens afdelinger.

Du træffer beslutninger baseret på din intuition og ikke tal. Dette skaber en følelse af at træde vande. Du forstår ikke helt, hvad der sker med økonomien, og dine regnskabsmedarbejdere har ikke svarene på forretningsrelaterede spørgsmål. Der er ikke én samlet rapport, og din forestilling af virksomheden og de reelle tal adskiller sig fra hinanden. Rapporterne komplementerer ikke hinanden: en afdeling beregner salgsrapporter, en anden profitten og som resultat heraf forenes data og oplysningerne ikke.

Implementeringen af et økonomisystem i denne situation vil gøre det muligt for dig at forstå, hvor du får din profit fra, og hvor du mister penge. Du vil kunne få et oprigtigt billede af dette og kan dermed, gennem tal og data om økonomien, tilpasse arbejdet i virksomheden til dine mål.

 

Hvad kan du gøre?

Mange mellemstore virksomheder verden over har ikke et økonomisystem eller en økonomisk model. Og dette er overraskende, da en økonomisk model for iværksættere kan være en vejviser eller kompas som effektivt kan guide en mod de mål, man har sat. Du kan starte ud med først at brainstorme og derefter udvikle et økonomisystem for din virksomhed.

En velfungerende økonomisk model gør det muligt for dig at synkronisere 3 nøgleområder:

  1. Dine personlige mål og objektiver som iværksætter.
  2. Den nuværende situation i virksomheden.
  3. De nødvendige skridt for at komme fra punkt A til punkt B. 

Afhængigt af størrelsen på virksomheden kan du selv sammensætte et økonomisystem, købe et færdiglavet et, betro dine økonomimedarbejdere med opgaven eller hyre en freelancer. Det vigtigste ved det økonomiske system er, at der er fokus på forretning, forretningsprocesser og ikke-finansielle indikatorer. Den sidst nævnte gør det muligt for dig at forstå, hvad der sker i din virksomhed i dette øjeblik, planlægge fremtiden og konstant at kunne tjekke op på, hvad der sker i din virksomhed overordnet set.

Pointen med et økonomisystem er også at give dig rum til at træffe beslutninger. Du kan nemmere få overblik over tallene, forstå hvad du vil, hvor meget der skal investeres, produceres mv..



Kriterie nr. 3: Du har konstant travlt, og der er huller i indkomsten

Du har i lang tid ikke været i stand til at håndtere tingene, som du kunne tidligere. Du kan ikke tage på ferie og er nødt til altid at være i kontakt med dine medarbejdere for at virksomheden ikke falder fra hinanden. Alle opgaver og godkendelser afhænger af dig, og hvis du ikke har tid og kontrol over opgaverne, går arbejdet i virksomheden i stå.

Indikatorer for nøglepræstationer er ikke implementeret i virksomheden, og medarbejderne  forstår ikke helt deres ansvarsområder. Samtidig er du hver måned nødt til at finde en måde at dække hullerne i økonomien på. Dine medarbejdere leder ikke efter nye måder at forbedre effektiviteten på, de indsamler ikke tilgodehavender, de forhandler ikke forsinkelser med leverandøren, og de er helt uforberedte ift. håndteringen af mulige kriser.

Motivation er ikke nok for at nå virksomhedsmålene, der er intet gennemskueligt kontrolsytem, det er ikke tydeligt, hvem der arbejder godt, og hvem der er mindre effektiv samt medarbejdernes indkomst eller løn varierer ikke alt efter virksomhedens tilstand.

At etablere et økonomisystem vil gøre det muligt for dig at opbygge en driftsplan og et budget samt at synkronisere alle enhederne i din forretning. Ejeren får mere ro med regulær planlægning og kontrol samt fejlretning af finansielle processer.

 

Hvad kan du gøre?

Tjek hvordan dit system er opbygget ift. godkendelse og kontrol af betalinger. Og hvis du finder ud af, at der ikke er et system, kan du som minimum starte ud med at introducere en betalingskalender. Som ejer af virksomheden er du nødt til at have kontrol over nøgleressourcen i virksomheden - nemlig penge. Hvis du aldrig har sat dig ind i godkendelsen af betalinger, ikke har en procedure som er forståelig for alle medarbejdere eller har vænnet dig til at fumle med alle de fakturaer som medarbejderne bringer ind, kan dette føre til huller i økonomien, en nedsat profit og et evigt underskud.

Du kan starte med at implementere en betalingsplatform, der vil lette dine og dine medarbejderes arbejdsprocesser. Wedoio tilbyder November First løsningen til dig og din forretning. Du kan se mere om løsningen her https://novemberfirst.dk/ og lære mere om, hvad denne betalingsløsning kan bidrage med.

Herudover tilbyder Wedoio også November First-Uniconta integrationsløsningen til webshops som gør det muligt at automatisere din webshop eller administrationssystem. Kontakt os i dag og book et 15 minutters uforpligtende møde for at få mere information om løsningerne, og hvordan de kan hjælpe med at øge din profit.

 

Kriterie nr. 4: Du arbejder ikke med risiko

Du er udelukkende vant til at udvikle og vækste din virksomhed med dine egne penge og er bange for at tiltrække andre finansieringskilder. Alle dine tilgængelige midler er allerede investeret i virksomheden. Samtidig er du det mest sårbare led både juridisk og økonomisk set.

Din personlige “buffer” er ikke blevet oprettet, og der er ofte ikke andre indtægtskilder. I tilfælde af problemer vil alle midler være tabt forevigt. Og efterhånden som din forretning vokser, øges din risiko, og du er ikke helt sikker på, hvordan du skal arbejde med dette.

Ved at opbygge et juridisk og økonomisk virksomhedssystem, kan du overføre virksomhedens arbejde til lånte indtægtskilder og bevare det samme beløb i dine personlige aktiver. Et kompetent økonomisystem gør det muligt for dig at vedligeholde balancen mellem dine egne og lånte penge i virksomheden.

 

Hvad kan du gøre?

Se efter alternative måder at bruge de penge som lige nu er investeret i din forretning. Til dette kan du:

  • Beregne den nuværende omsætning og omsætningen i nærmeste fremtid, hvis du planlægger at øge din indtægt.
  • Beregn om du for denne omsætning (som er essentiel for dine midler som ejer) vil modtage en procentdel, og hvilken profit du ville få udbetalt for dette beløb af omsætningen. Og selv hvis et bankindskud giver dig et godt afkast, er det værd at tænke over, hvor effektivt du anvender de midler, du har tilgængeligt.
  • Snak med bankerne og se hvad de har at tilbyde. Hvis du møder op velforberedt og med den rigtige økonomiske model som viser, at du vil være i stand til at tage et lån og har et tydeligt billede af, hvad pengene helt præcist vil blive brugt til, så vil din chance for at få kredit være meget stor.

 

Kriterie nr. 5: Du har ikke nogen basis for udvikling

Du, som virksomhedsejer, kender ikke fremtidsudsigten for virksomheden og er ikke helt sikker på, om det er værd at fortsætte med at udvide forretningen. Der virker til at være en masse planer, men du har ingen idé om, hvad der vil være det mest profitable for dig, eller hvilke midler du skal implementere planerne med. Du har ikke tid til at tænke over din trafikstrategi, så din virksomhed udvikler sig spontant og uforudsigeligt.

At låne midler til forretningsudviklingen kan virke skræmmende, og du er måske ikke helt sikker på, hvor du skal starte.

At få styr på de økonomiske ting frigører iværksætterens tid til at kunne engagere sig i virksomhedens udvikling, at tænke over planlægningen baseret på et reelt billede af virkeligheden og at træffe beslutninger baseret på forud beregnede data.

 

Hvad kan du gøre? 

  • Formuler for dig selv - Hvorfor vil du gerne have at denne virksomhed eksisterer?
  • Beregn hvor mange penge du personligt selv har brug for.
  • Kig på tallene for at se hvilken sammensætning virksomheden skal have, for at du kan opnå dine mål.
  • Lav en køreplan: Hvad skal der gøres for at opnå dette trin for trin? (markedsføring, salg, produktion mv.).

 

Her er en tjekliste som kan hjælpe med at vurdere din virksomheds økonomisystem

Du kan svare enten “ja” eller “nej”, og hvis der er selv et lille antal af “nej’-svar, så ved du hvad der skal gøres derefter! Her kommer den:

  1. Har din virksomhed ikke været profitabel det seneste år?
  2. Er din virksomhed stoppet med at vækste de seneste 3 år?
  3. Har du modtaget din profit for det seneste år?
  4. Er procentdelen af din forretnings nettoprofit mindre end 5%? (Beregningsmetode: profit/indtægt x100%)
  5. Betaler du ikke dig selv for alle de funktioner, du udfører i virksomheden?
  6. Kan du sige, hvor meget du tjente i sidste måned uden at kigge på rapporterne?
  7. Er du utilfreds med din indkomst?
  8. Tjener du det samme, som da du startede din virksomhed?
  9. Er du usikker på, hvilken af dine produkter eller servicer der ikke er profitable for dig?
  10. Modtager du rapporter fra økonomimedarbejderne en gang om måneden?
  11. Er dine økonomimedarbejdere ofte ikke i stand til at besvare dine afklarende spørgsmål?
  12. Har du ét samlet sted/én samlet løsning, hvor du kan se den nuværende tilstand af virksomhedens økonomi?
  13. Har du et opdateret økonomisystem?
  14. Har du en økonomisk model, men har kun kigget på den en gang, da du oprettede den?
  15. Er alle opgaver og godkendelser pålagt dig?
  16. Har du en betalingsgodkendelses procedure?
  17. Videregiver afdelingerne i din virksomhed data til dig som ikke konkurrerer med hinanden?
  18. Er alle dine tilgængelige midler investeret i virksomheden?
  19. Gør du brug af lånte midler?
  20. Har du en “buffer” (økonomisk opsparing) svarende til 12+ måneders personlige- og familieudgifter? (for eksempel penge nok til at bruge ca. 25.000 kr. x 12 måneder til eget forbrug og egne regninger)
  21. Har du en udviklingsplan for din forretning i tal for de næste 5 år?

Efter du selv har fundet ud af, om din virksomhed og dens økonomisystem har brug for forbedringer, kan du starte med en overordnet brainstorming, ift. hvordan du og dine medarbejdere kan løse denne udfordring.

Hvis du er på udkig efter en løsning som kan løse dine problemer ved automatisk at håndtere dine arbejdsprocesser, er du velkommen til at kontakte os! Wedoio har en række integrationsløsninger til enhver form for webshop eller administrationssystem, som kan hjælpe dig med at automatisere dine forretningsprocesser og endeligt hjælpe med at øge din profit. 

Kontakt os og book et uforpligtende møde med vores specialister ved at trykke på linket herunder.

Kontakt os i dag!

 

 

Share this:

Best this week:

iPaaS: Hvad er det, og hvorfor har du brug for det?